Le projet Pôle de référence documentaire sur l’Europe est mis en œuvre par un groupe de travail, composé de dix conservateurs et bibliothécaires issus des quatre établissements signataires du contrat de site.

Des chercheurs et responsables des centres de documentation des institutions européennes qui siègent à Strasbourg et des établissements d’enseignement supérieur régionaux tels que l’École Nationale d’Administration ou l’Université de Freiburg-am-Breigau ont été sollicités pour constituer un comité scientifique. Son objectif est d’accompagner le projet et d’émettre un avis sur les actions à mener et les ressources documentaires à valoriser.

Le Comité de pilotage du Schéma directeur de la documentation, composé des directeurs des services de documentation et des représentants des instances dirigeantes des établissements, valide les axes et les actions du projet.